BPBD KALTIM belum lama ini telah memenuhi fasilitas kearsipan. Yakni record center kearsipan sebagai tempat penyimpanan arsip. Tahun depan rencananya akan difungsikan sembari menunggu kelengkapan rak arsip.
Untuk menerapkan tertib arsip dengan pengelolaan dan penataan kearsipan yang baik dan sesuai aturan di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim). Setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) diwajibkan memiliki record center kearsipan.
Records center sendiri merupakan suatu tempat yang dirancang dengan spesifikasi tertentu. Agar dapat menyimpan, memelihara, merawat dan mengelola arsip. Sehingga kondisi arsip tidak berubah meski setelah bertahun-tahun.
Di lingkungan OPD Pemerintahan Provinsi Kaltim. Yang terdiri atas lembaga, badan, hingga dinas. Record center ini berfungsi sebagai lokasi arsip terpusat yang berasal dari seluruh bidang di OPD itu.
Nantinya akan sebagai tempat pemindahan arsip dari semua unit kerja yang ada di OPD. Berupa arsip inaktif yang perlu disimpan di record center. Untuk kemudian dilakukan kegiatan penyusutan arsip. Sebagai bentuk pengelolaan kearsipan.
Sehingga Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim mendorong setiap OPD untuk menyediakan record center kearsipan pada masing-masing OPD. Ketika masih banyak OPD yang belum memiliki record center.
Kepala Sub Bagian Umum BPBD Kaltim, Fahrijal mengaku pihaknya belum lama ini telah memenuhi satu di antara persyaratan untuk pengelolaan kearsipan. Yakni menyediakan record center kearsipan.
“Jadi kami masih mempersiapkan sarana dan prasarananya. Di bawah sebetulnya sudah siap. Tempatnya sudah ada. insyaallah di tahun 2024 kita sudah bisa jalankan,” jelasnya belum lama ini.
“Kita tinggal cari pengadaan raknya dulu, nanti kan mau dibelikan filling kabinet mudah-mudahan sih bisa nanti kita fungsikan di bawah. Nanti box arsipnya juga kita sediakan,” tambahnya.
Setelah ini Fahrijal bilang, pihaknya akan secara perlahan melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Sehingga bisa menyusul dinas lain yang sudah bagus. (ADS/BPBD KALTIM)
